Kontemplasi

Maaf, Kesalahan Koordinasi …

Dalam urusan pekerjaan atau bahkan dalam banyak aspek kehidupan sehari-hari lainnya, koordinasi merupakan sebuah kata yang sering kali kita dengar. Bagi sebagian orang – termasuk juga saya – kata ini terkesan elit, kemungkinan dikarenakan berasal dari bahasa asing atau mungkin juga karena saking banyaknya teori tentang koordinasi yang dirumuskan oleh para orang pintar.  Padahal kenyatannya, secara sederhana orang-orang selalu melaksanakan koordinasi dalam aktivitas kesehariannya. Namun dalam prakteknya, pelaksanaan koordinasi ini dapat berlangsung dengan baik atau juga tidak. Kemungkinan-kemungkinan ini bisa saja terjadi. Pengalaman tentang koordinasi seperti ini pula yang saya alami dalam sebuah kegiatan.

Pagi itu, saya bergegas menuju sebuah hotel untuk menjadi pemateri pada sebuah kegiatan pelatihan. Sesampainya di hotel, ternyata kegiatan pelatihan sudah dimulai, kurang lebih telah berlangsung selama lima menit. Saya langsung bertemu dengan seorang panitia yang ada di depan ruangan pelatihan. Dengan menunjukan disposisi penugasan dari pimpinan saya, dan memberitahu panitia bahwa saya adalah pemateri untuk judul materi tertentu. Mendengar penjelasan yang disertai dengan disposisi penugasan dari pimpinan saya, tidak membuat jelas panitia, namun sebaliknya membuat ia bingung. Kebingungan panitia dikarenakan materi yang akan saya sampaikan dalam pelatihan, ternyata sedang berlangsung dan disampaikan oleh orang lain. Karuan saja saya menjadi kaget dan yang membuat saya lebih kaget lagi, ternyata orang yang menyampaikan materi adalah teman saya – sesama kantor. Karena sama-sama bingung, dengan agak gugup si panitia mengarahkan saya kepada seorang ibu untuk memberitahu masalah ini. Ibu ini nampaknya semacam koordinator dalam kegiatan pelatihan ini.

Setelah mendengar penjelasan dari panitia, di hadapan saya ibu ini menelepon seseorang untuk menanyakan tentang pelaksanaan koordinasi yang dilaksanakan oleh anak buahnya. Nada suaranya yang tidak terlalu keras namun cukup tegas, terdengar menegur dan mengeluhkan lawan bicaranya karena tidak melakukan koordinasi dengan baik. Setelah selesai menelepon, dengan sangat sopan ia menjelaskan kepada saya tentang pelaksanaan koordinasi yang dilakukan oleh anak buahnya. Karena kesalahan dalam melaksanakan koordinasi yang dilaksanakan oleh anak buahnya itu, beberapa kali ia memohon maaf kepada saya.

Rupa-rupanya, satu hari sebelum pelaksanaan kegiatan pelatihan, koordinator pelatihan memerintahkan anak buahnya untuk datang ke kantor saya. Maksudnya untuk berkoordinasi memastikan kesediaan nara sumber dengan meminta nama dan mengantarkan formulir curriculum vitae untuk diisi oleh nara sumber. Pada saat si anak buah ini datang ke kantor saya, konon katanya ia diarahkan oleh pihak sekretariat untuk berkoordinasi ke salah satu bidang yang lain – bukan ke bidang saya. Padahal surat permohonan untuk menjadi pemateri yang disampaikan oleh panitia pelatihan dan ditujukan kepada kepala kantor saya, telah didisposisikan kepada saya. Melalui disposisi, pimpinan juga telah menugaskan saya untuk menjadi nara sumber. Karena antara pihak bidang dan si anak buah yang ditugaskan untuk berkoordinasi mengira belum ada disposisi dari pimpinan, maka pihak bidang mengambil inisiatif menunjuk salah seorang kasi di lingkup bidang itu menjadi pemateri. Kekeliruan ini terjadi karena dalam pelaksanaan koordinasi, tidak ditegaskan bahwa sebelumnya pihak panitia telah berkirim surat. Kekeliruan juga terjadi pada pihak sekretariat, yang langsung mengarahkan seseorang kepada bidang lain, tanpa terlebih dahulu melakukan pengecekan surat-surat yang masuk dan melakukan penelusuran disposisi surat-surat dari pimpinan.

Saya berusaha memaklumi peristiwa yang membuat tidak nyaman ini, walaupun saya harus kehilangan waktu karena beberapa hari sebelumnya saya harus menyiapkan bahan dan menyusun materi yang pada akhirnya batal. Karena pelatihan ini juga, saya harus menunda waktu pemberangkatan melaksanakan tugas bersama tim ke daerah. Kehilangan waktu lainnya adalah, pagi itu saya harus membatalkan sebuah pertemuan lain yang seharusnya saya hadiri. Semoga, ke depan tidak mengalami peristiwa seperti ini lagi.

Ternyata koordinasi itu mudah diucapkan, tetapi sulit dilaksanakan …

About Noer

Salah seorang warga Kota Palu - Provinsi Sulawesi Tengah. Memiliki mimpi menyaksikan terwujudnya kelestarian keanekaragaman hayati, dan kemajemukan masyarakat yang damai serta sejahtera ...

Diskusi

5 thoughts on “Maaf, Kesalahan Koordinasi …

  1. salah dikit lumayan dampaknya ya.

    Posted by Vertical blind | 26 Juli 2013, 11:47
  2. kalo kata komentator sepak bola, “salah komunikasi buung” hahaha

    Pintu dan Jendela

    Posted by omjiks | 21 Maret 2013, 18:07
  3. Terbayang suasana kikuknya Pak. Mencoba meneropong dari jauh, ada upaya check dan recheck, terhalang koordinasi dan komunikasi. Ikut belajar dari postingan ini Pak. Salam

    Posted by prih | 29 Juni 2012, 22:10
  4. Kejadian tak terduka yang pada dasarnya bisa dihindari dengan mengindahkan makna kata “koordinasi”, Insya Allah menjadi pengalaman berharga. Sukses terus mas!

    Posted by kips | 29 Juni 2012, 10:57
  5. Jika Ane Jadi Penulis Pasti ane mau belajar dari ente gan..🙂

    Posted by nadiaananda | 27 Juni 2012, 15:40

Silahkan Ketik Komentar Anda

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: